Microsoft Dynamics 365 Business Central – jakie licencje wybrać? Przewodnik dla firm
Subskrypcja Microsoft Dynamics 365 Business Central – jak działają licencje?
Microsoft Dynamics 365 Business Central to nowoczesny system ERP w chmurze, przeznaczony dla małych i średnich firm. Umożliwia zarządzanie finansami, sprzedażą, zakupami, magazynem, a także procesami produkcyjnymi i serwisowymi. Kluczową kwestią przy wdrożeniu jest odpowiedni dobór subskrypcji i licencji użytkowników.
Warto wiedzieć, że Business Central jest odrębną subskrypcją w ramach rodziny rozwiązań Microsoftu. Nie wystarczy więc posiadanie samego Microsoft 365 (np. z pakietem Outlook, Teams czy Excel), aby korzystać z Business Central – każdy użytkownik systemu musi mieć przypisaną odpowiednią licencję.
Rodzaje licencji Business Central
1. Essentials
Najczęściej wybierana licencja, zapewniająca pełny dostęp do kluczowych obszarów ERP:
- finanse i księgowość,
- sprzedaż i zakupy,
- gospodarka magazynowa,
- zarządzanie projektami,
- obsługa podstawowych procesów usługowych.
Dla kogo?
Dla firm, które potrzebują kompleksowego narzędzia ERP, ale nie zajmują się produkcją ani rozbudowaną obsługą serwisu.
2. Premium
Licencja Premium zawiera wszystkie funkcje Essentials, a dodatkowo otwiera dostęp do dwóch specjalistycznych obszarów:
- produkcja – planowanie, bilansowanie zdolności produkcyjnych, obsługa marszrut i BOM-ów,
- serwis – zarządzanie umowami serwisowymi, zgłoszeniami i zleceniami serwisowymi.
Dla kogo?
Dla firm produkcyjnych i usługowych, które potrzebują zaawansowanego wsparcia w codziennej działalności operacyjnej.
3. Team Members
Licencja o ograniczonym zakresie. Użytkownicy z tym dostępem mogą m.in.:
- przeglądać dane i raporty,
- wprowadzać proste wpisy, np. godziny pracy czy wydatki,
- aktualizować informacje w kartotekach (np. klientów lub produktów).
Dla kogo?
Dla osób, które nie muszą korzystać z pełnej funkcjonalności ERP, ale potrzebują dostępu do podstawowych operacji.
4. Device
Specjalny wariant, w którym licencja przypisana jest nie do osoby, ale do urządzenia (np. terminala w magazynie, komputera w hali produkcyjnej, stanowiska POS).
Charakterystyka:
- Dostęp do systemu otrzymuje każde konto logujące się z przypisanego urządzenia.
- Sprawdza się w scenariuszach, gdzie z jednego stanowiska korzysta wielu pracowników.
Typowe zastosowania:
- magazyn – przyjmowanie i wydawanie towaru,
- produkcja – rejestracja operacji na hali,
- punkt sprzedaży – obsługa klientów w sklepie lub punkcie usługowym.
Dla kogo?
Dla organizacji z rotacyjną obsadą na wspólnych stanowiskach, gdzie Essentials czy Premium dla każdej osoby byłyby kosztowo nieefektywne.
Zarządzanie licencjami i subskrypcją
Subskrypcja Business Central oraz przypisywanie licencji użytkownikom odbywa się w tym samym miejscu, co w przypadku Microsoft 365 – w Microsoft 365 Admin Center. Oznacza to, że:
- Każdy użytkownik Business Central musi posiadać konto w Entra ID (Azure Active Directory).
- Administrator przypisuje mu licencję Essentials, Premium, Team Members lub Device.
- Dodatkowe role i uprawnienia konfiguruje się już wewnątrz samego Business Central.
Jak dobrać odpowiednią licencję?
- Księgowi, sprzedawcy, logistycy – Essentials,
- Specjaliści ds. produkcji i serwisu – Premium,
- Pracownicy okazjonalni, managerowie, osoby zatwierdzające – Team Members,
- Magazynierzy, operatorzy maszyn, kasjerzy – Device.
Podsumowanie
Microsoft Dynamics 365 Business Central to elastyczne rozwiązanie ERP w modelu subskrypcyjnym. Dzięki różnym typom licencji organizacja może dobrać zakres dostępu do systemu adekwatnie do potrzeb pracowników i sposobu pracy, optymalizując zarówno koszty, jak i wygodę użytkowania.