Subskrypcja Microsoft Dynamics 365 Business Central – jak działają licencje?

Microsoft Dynamics 365 Business Central to nowoczesny system ERP w chmurze, przeznaczony dla małych i średnich firm. Umożliwia zarządzanie finansami, sprzedażą, zakupami, magazynem, a także procesami produkcyjnymi i serwisowymi. Kluczową kwestią przy wdrożeniu jest odpowiedni dobór subskrypcji i licencji użytkowników.

Warto wiedzieć, że Business Central jest odrębną subskrypcją w ramach rodziny rozwiązań Microsoftu. Nie wystarczy więc posiadanie samego Microsoft 365 (np. Outlook, Teams czy Excel), aby korzystać z Business Central – każdy użytkownik systemu musi mieć przypisaną odpowiednią licencję.

Rodzaje licencji Business Central

1. Essentials

Najczęściej wybierana licencja, zapewniająca pełny dostęp do kluczowych obszarów ERP:

• finanse i księgowość,
• sprzedaż i zakupy,
• gospodarka magazynowa,
• zarządzanie projektami,
• obsługa podstawowych procesów usługowych.

Dla kogo? Firmy potrzebujące kompleksowego narzędzia ERP, które nie zajmują się produkcją ani rozbudowaną obsługą serwisu.

2. Premium

Licencja Premium zawiera wszystkie funkcje Essentials oraz dodatkowo:

• produkcja – planowanie, marszruty, BOM, bilansowanie zdolności,
• serwis – umowy serwisowe, zgłoszenia i zlecenia serwisowe.

Dla kogo? Firmy produkcyjne i usługowe wymagające zaawansowanego wsparcia operacyjnego.

3. Team Members

Licencja o ograniczonym zakresie. Umożliwia m.in.:

• przeglądanie danych i raportów,
• wprowadzanie prostych wpisów (np. godziny pracy, wydatki),
• aktualizację podstawowych kartotek (np. klientów, produktów).

Dla kogo? Dla osób, które nie potrzebują pełnej funkcjonalności ERP, ale muszą mieć podstawowy dostęp.

4. Device

Licencja przypisana nie do użytkownika, ale do urządzenia (np. terminal w magazynie, stanowisko POS, komputer na hali produkcyjnej).

Typowe zastosowania:

• magazyn – przyjmowanie i wydawanie towaru,
• produkcja – rejestracja operacji na hali,
• punkt sprzedaży – obsługa klientów.

Dla kogo? Organizacje z rotacyjną obsadą wspólnych stanowisk, gdzie Essentials czy Premium dla każdej osoby byłyby kosztowo nieefektywne.

Zarządzanie licencjami i subskrypcją

Subskrypcja Business Central i przypisywanie licencji odbywa się w Microsoft 365 Admin Center. Oznacza to, że:

• Każdy użytkownik musi posiadać konto w Entra ID (Azure Active Directory),
• Administrator przypisuje odpowiednią licencję,
• Szczegółowe role i uprawnienia ustawia się wewnątrz Business Central.

Jak dobrać odpowiednią licencję?

• Księgowi, sprzedawcy, logistycy – Essentials
• Specjaliści ds. produkcji i serwisu – Premium
• Managerowie, osoby zatwierdzające, pracownicy okazjonalni – Team Members
• Magazynierzy, operatorzy maszyn, kasjerzy – Device

Podsumowanie

Microsoft Dynamics 365 Business Central to elastyczne rozwiązanie ERP w modelu subskrypcyjnym. Dzięki różnym typom licencji firma może dopasować zakres dostępu do potrzeb użytkowników i sposobu pracy, jednocześnie optymalizując koszty.