Etap II wdrożenia systemu ERP – projektowanie

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) są podstawą zarządzania procesami w wielu organizacjach. Wdrożenie takiego systemu wymaga starannego podejścia, a etap projektowania odgrywa kluczową rolę w całym cyklu projektowym. Jest to moment, w którym szczegółowo definiowany jest zakres projektu, harmonogram i mapowanie procesów. Proces projektowania oparty jest bezpośrednio na analizie przedwdrożeniowej, której etap został opisany w oddzielnym wpisie. Zapraszam do zapoznania się:

Kliknij aby przeczytać

Cel etapu projektowania

Etap projektowania ma na celu stworzenie precyzyjnego harmonogramu i planu wdrożenia systemu ERP, który spełni potrzeby organizacji i zapewni długoterminową wartość. Ten etap pozwala zminimalizować ryzyko błędów i opóźnień, które mogą wystąpić w dalszych fazach projektu.

Kluczowe elementy etapu projektowania

1.        Zakres projektu

Zakres projektu obejmuje kompleksowe określenie co ma zostać zrealizowane na podstawie analizy przedwdrożeniowej. Planować można różnie, poprzez harmonogram z zadaniami, kamienie milowe i zależności (np. przy użyciu wykresu Gantta), a także określając dostępne zasoby – zarówno ludzkie, jak i technologiczne. Podczas zakresu szacowany jest budżet, a role i odpowiedzialności są przypisywane w zespole projektowym. W zakres prac wchodzi również zarządzanie ryzykiem. Istotną częścią zakresu jest też przygotowanie planu komunikacji, który precyzuje, kto, co i kiedy raportuje oraz jak przebiega przepływ informacji między zespołem a interesariuszami.

2.        Określenie priorytetów biznesowych

Pierwszym krokiem w etapie projektowania jest opracowanie wstępnego planu harmonogramu, który określa priorytetowe obszary systemu ERP do wdrożenia. Taki harmonogram pozwala na strategiczne podejście do implementacji i zapewnienie, że kluczowe procesy zostaną zaadresowane w pierwszej kolejności w oprogramowaniu. 

3.        Plan architektury systemu

Kiedy wymagania zostaną zdefiniowane, kolejnym krokiem jest zaplanowanie architektury systemu. Obejmuje to:

• Wybór modułów ERP na podstawie priorytetów biznesowych, które zostaną wdrożone (np. finanse, magazyny, zakupu, sprzedaż, produkcja),
• Decyzje dotyczące hostingu – system może być wdrożony lokalnie, w chmurze,
• Określenie integracji z innymi systemami IT, które są już w użyciu w organizacji.

Odpowiednio ustalona architektura pozwoli stworzyć mapę biznesową procesu. 

4.        Tworzenie map procesów biznesowych

Kolejnym krokiem jest sporządzenie map procesów biznesowych, które zostaną obsłużone przez system ERP. Mapy te pozwalają wizualizować przepływ informacji i identyfikować potencjalne punkty integracji oraz usprawnień.

5.        Akceptacja zaprojektowanych prac

Końcowym krokiem w procesie projektowania systemu ERP jest zebranie wniosków z czterech poprzednich etapów. Kluczowym elementem tego kroku jest akceptacja stworzonej architektury, map procesów oraz ustalonych wymagań przez interesariuszy. Po zatwierdzeniu tych udokumentowanych decyzji zespół projektowy może płynnie przejść do kolejnej fazy, czyli programowania, gdzie system zacznie nabierać realnych kształtów.

Korzyści wynikające z solidnego etapu projektowania

Profesjonalnie zaplanowany etap projektowania przynosi szereg korzyści, takich jak:

• Dopasowanie systemu do potrzeb biznesowych zapewniające spójność między celami strategicznymi firmy a funkcjonalnościami planowanego rozwiązania,
• Redukcja ryzyka – pozwala wcześniej zidentyfikować potencjalne problemy techniczne i operacyjne, ograniczając ich wpływ na dalsze etapy projektu,
• Oszczędność przyszłego czasu wraz z kosztami,
• Wyższy poziom akceptacji użytkowników końcowych – uwzględnienie ich potrzeb i zaangażowanie w proces projektowania zwiększa gotowość do korzystania z nowego systemu.

Wyzwania związane z etapem projektowania

Mimo licznych zalet, faza projektowania niesie ze sobą również wyzwania, które mogą wpłynąć na powodzenie całego przedsięwzięcia:

• Niepełne lub niejasne wymagania wynikające często z braku zaangażowania lub współpracy kluczowych Interesariuszy,
• Problemy z integracją w celu dostosowania nowego systemu ERP do istniejącej infrastruktury IT i procesów,
• Ograniczenia budżetowe i czasowe,
• Brak akceptacji rozwiązań wśród użytkowników, wynikający często z przyzwyczajeń do dotychczasowych rozwiązań lub obawy przed nowym sposobem pracy.
  

Podsumowanie

Etap projektowania odgrywa kluczową rolę w skutecznym zaplanowaniu projektu wdrożenia ERP oraz w stworzeniu spójnego mapowania przyszłego systemu. To właśnie na tym etapie powstają decyzje dotyczące architektury procesów, integracji i sposobu działania systemu w odniesieniu do rzeczywistych potrzeb organizacji. Rzetelna analiza wymagań, przemyślane planowanie oraz aktywne zaangażowanie użytkowników końcowych pozwalają precyzyjnie odwzorować przyszły model działania firmy w systemie ERP. Organizacje, które poświęcają odpowiednio dużo czasu i zasobów na ten etap, zwiększają szanse na stworzenie realistycznego harmonogramu, efektywnego planu wdrożenia oraz systemu, który realnie wspiera procesy biznesowe w długim horyzoncie.

projektowanie systemu ERP, wdrożenie ERP krok po kroku, plan wdrożenia ERP, harmonogram wdrożenia ERP, mapa procesów ERP, analiza przedwdrożeniowa ERP, architektura ERP, etapy wdrożenia systemu ERP, ryzyka wdrożenia ERP, korzyści z wdrożenia ERP, jak zaplanować wdrożenie ERP, ERP dla produkcji, ERP dla finansów, ERP dla logistyki