Jak rozpocząć proces sprzedaży w systemie ERP – Microsoft Dynamics 365 Business Central

Jak rozpocząć proces sprzedaży w Business Central

System Business Central umożliwia rozpoczęcie sprzedaży na kilka sposobów, w zależności od potrzeb klientów: 

· Bezpośrednie zamówienie – jeśli klient zna już Twoje produkty i obowiązujące ceny, może od razu złożyć zamówienie. W takiej sytuacji pierwszym krokiem będzie utworzenie zamówienia sprzedaży w systemie. 
· Oferta sprzedaży – w większości przypadków potencjalni klienci wymagają wcześniejszej oferty zawierającej informacje o cenach, rabatach, warunkach dostawy oraz innych ustaleniach.
Proces sprzedaży rozpoczyna się wtedy od wystawienia oferty. 
· Zamówienie zbiorcze sprzedaży – alternatywnym rozwiązaniem jest rozpoczęcie sprzedaży od zamówienia zbiorczego, które pełni rolę umowy z klientem.

Diagram przedstawia, że zarówno oferty sprzedaży, jak i zamówienia zbiorcze mogą zostać przekształcone w zamówienia sprzedaży lub faktury. W przypadku sprzedaży produktów najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest konwersja oferty na zamówienie. Natomiast przy sprzedaży usług często bardziej odpowiednie jest bezpośrednie przekształcenie oferty w fakturę.

Obsługa zamówień sprzedaży
Proces realizacji zamówienia sprzedaży obejmuje kilka kluczowych etapów, takich jak wysyłanie potwierdzeń, ustalanie terminów dostaw, weryfikacja dostępności towarów  oraz inne działania.
W tej części skupimy się jednak na sposobie zaksięgowania zamówienia sprzedaży.

Jeśli sprzedajesz towary gotowe do wysyłki, możesz zaksięgować ich wydanie. Można to zrobić równocześnie z wystawieniem faktury.
Obie operacje powodują utworzenie odpowiednich zapisów w systemie oraz aktualizację księgowości.

Podczas księgowania wysyłki system wykonuje następujące czynności: 

· Generuje zaksięgowane dokumenty wysyłki. 
· Aktualizuje stany magazynowe, rejestrując zmiany w dzienniku produktów oraz wartościach zapasów. 
· Jeśli w ustawieniach magazynowych aktywowano księgowanie oczekiwanych kosztów w G/L, odpowiednie konta księgi głównej, takie jak konto zapasów i konto przejściowe, zostaną zaktualizowane. 

Natomiast księgowanie faktury powoduje: 
· Utworzenie zaksięgowanych dokumentów faktury sprzedaży. 
· Aktualizację ksiąg głównych poprzez zapisy w kontach zapasów i sprzedaży 
· W przypadku, gdy wysyłka i fakturowanie są realizowane w różnych momentach, system generuje dodatkowe zapisy, przekształcając oczekiwaną sprzedaż w rzeczywistą. 
· Zaktualizowanie konta klienta poprzez zapis do konta należności.

Przetwarzanie płatności
Ostatnim etapem w procesie sprzedaży jest obsługa płatności.

Po zaksięgowaniu płatności system zaktualizuje zarówno konto klienta, jak i odpowiednie zapisy w księdze głównej.

Praca z fakturami sprzedaży

Jak pokazuje diagram, w Business Central możesz również bezpośrednio tworzyć faktury sprzedaży, zamiast najpierw tworzyć zamówienie.
Główna różnica polega na tym, że w przypadku faktur sprzedaży nie można oddzielnie księgować wysyłki i faktury. 

Oznacza to, że proces zaksięgowania faktury sprzedaży od razu powoduje zaktualizowanie odpowiednich zapisów w księdze głównej i magazynie, a także wykonanie pełnej transakcji sprzedaży.